一、总则  
    为规范我校文件材料立卷归档工作，根据上级有关规定，结合本校实际，特制定本规范。  
    二、归档范围的确定  
    （一）确定的原则  
    1、归档的文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值。  
    2、归档的文件材料必须反映学校各项活动的全过程，保证完整、准确、系统。  
    3、归档的文件材料必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系，照顾各种文种材料的不同特点和成套性。  
    （二）归档的主要内容和重点  
    1、归档的主要内容包括党群、行政、教学、基本建设、仪器设备、财会等方面，具体范围见《武汉大学东湖分校文件材料归档范围和档案保管期限表》。  
    2、党群、行政档案归档的重点以本校在党群、行政管理活动中形成的不同载体的文件材料为主，特别是全局性、综合性的文件材料。其次是上级和其他单位的来文、来电。上级来文中，应以针对学校的指令性、指导性文件为主。  
    3、教学档案归档的重点是本校在教学管理和教学实践各个环节活动中形成的不同载体的文件材料。  
    4、基建档案归档的重点是本校项目建设各个阶段形成的不同载体的文件材料，特别是包括竣工图在内的全套图纸。  
    5、设备档案归档的重点是本校仪器设备（特别是价值5万元以上的）在购置、验收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等全部活动中形成的不同载体的文件材料，包括全套随机图样。  
    6、财会档案归档的重点是本校在财务管理和会计活动中形成的不同类型的具有长期保存价值的文件材料。  
    7、声像载体档案归档的重点是本校各项活动中直接形成的声像载体材料，尤其是声像载体材料的原件。  
    （三）凡属应归档的文件材料若采用计算机管理而无纸质载体形式的，必须打印成纸质材料，连同光盘或磁盘一起立卷归档。  
    三、立卷分工  
    学校实行主办单位立卷的制度。  
    （一）上级组织下达的文、电材料，综合性的，由学校办公室立卷归档，专业性的或具体业务性的，由各承办单位立卷归档。  
    （二）以董事会、党委、学校名义的发文，一般由学校办公室立卷归档。  
    （三）职能部门以党委、学校名义的发文，由主办单位立卷归档。  
    （四）以职能部门名义的发文，由职能部门立卷归档。  
    （五）党委和学校召开的代表大会、党委会、办公会等重要会议所形成的材料，由学校办公室立卷归档。职能部门以党委和学校的名义召开的专门会议所形成的材料，由主办单位立卷归档。  
    （六）校内各单位向党委、学校的请示报告正文及相应的批复、批转的原件，由学校办公室立卷归档；请示报告的原稿及批复、批转的复制件，由报文单位作为资料保存。  
    （七）两个以上单位共同办理的文件，由主办单位立卷归档，非主办单位作为资料保存。  
    （八）学校领导、各单位负责人代表学校参加校外上级主管部门召开的重要会议的发言稿，分别由校办公室和各单位立卷归档。  
    （九）重要的人民来信来访材料，由承办单位立卷归档。  
    四、立卷原则  
    立卷应按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，适当照顾保存价值，分类组卷，以能准确、全面反映学校真实面貌和部门的主要职能活动，便于查找利用为原则。  
    五、立卷程序与方法  
    立卷是一个分类、组合、编目的过程。  
    （一）预立卷  
    1、学校严格实行文件材料形成部门立卷归档制度。全校各单位均为立卷单位。  
    2、各立卷单位的专职文书处理人员或专（兼）职档案人员，应根据历年文件材料形成的情况准备若干卷夹，在平时注意及时收集属立卷归档的文件材料，依照《武汉大学东湖分校文件材料归档范围和档案保管期限表》确定的归档范围归入相应的卷夹内，便于保管利用和立卷。  
    3、一个年度需要立卷归档的文件材料，必须收集齐全、完整。  
    4、收集的重点：  
    （1）本单位自己制成的文件材料。  
    （2）上级机关或其他机关针对本单位主管业务有密切联系的文件材料。  
    5、归档的文件材料必须符合文书处理的基本要求，禁止使用铅笔、圆珠笔、彩笔书写，所有字迹不得超过装订线，办公用纸一般采用A4型。  
    （二）流程图  
    文件材料 分年度 分类别 分问题 分保管期限  
    1、先将文件材料按其形成或针对的年度分开。  
    （1）根据文件材料的不同特点，可采用自然年度、教学年度、会计年度分别归入不同年度。  
    （2）一般文件归入文件形成年度；跨年度的请示与批复，归入批复年度，无批复的请示归入请示年度；跨年度的规划、计划，归入文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度；跨年度的会议文件，归入会议开幕的年度；法规性文件，归入公布或批准年度；按学年处理的文件，归入专门年度。  
    2、将类别理顺的文件材料按其内容所反映的问题、事物分开。  
    3、最后将文件材料按照《武汉大学东湖分校文件材料归档范围和档案保管期限表》规定的不同保管期限分开。  
    （三）立卷组合的基本要求  
    1、立卷组合一般应以问题为主，兼顾其它特征，使之联系紧密，分级适当，类型鲜明，年度不混，保管期限准确。  
    2、同一内容的文件材料组成一卷或数卷，每卷不超过200页。  
    （四）立卷组合形式  
    1、会议文件，按会议的届次组合，根据文件的数量，可以一会一卷、一会数卷或数会一卷； 

『来源：校办』『阅读：』『日期：2007-5-25 16:31:59』