2、人民来信材料，可按信件作者、信件的处理形式或信件所反映的问题组合；
    3、统计、报表、名册等文件，按照格式名称，根据文件的数量，可组成一卷或数卷；
    4、学校管理和业务活动形成的业务文件、调研材料等，一般按单一问题组合。同一问题的请示与批复、转发件与原件应组合在一起；
    5、工作计划、总结等文件，一般可按责任者或名称组合；
    6、简报、刊物可按名称一期一卷或数期一卷。
    7、基建文件材料，按工程项目组卷，一项一卷或数卷。管理性文件材料排在整个项目首卷，其它材料按文件性质分别组成案卷。
    8、仪器设备文件材料，可每项设备组成一卷或数卷。将最能反映设备购置概况的文件材料，如申购报告，批复文件，论证文件，投资文件，订购合同，验收报告，索赔文件等整理组成案卷，排放在各卷之首，其余设备技术文件材料按设备的工作程序及重要程度，依次系统排列。
    9、财会文件材料，按照会计年度时间进行组卷。各项记账凭证按时间顺序整理，组成一卷或多卷。不同年度的会计核算材料，不能放在一起立卷。对于未了结的债权、债务及涉外的原始凭证，应单独立卷。
    10、其它文件材料，可根据具体情况进行组合。
    （五）排列卷内文件材料（按重要程度或时间顺序）：
    批复、批示在前，请示、报告在后；
    正件在前，附件在后；
    正本在前，定稿在后；
    转发件在前，被转发件在后；
    上级通知在前，上报材料在后；
    文字材料在前，图表在后；
    基建图纸按图的类别序号排列；
    其它文件材料按时间顺序排列。
    （六）修整文件材料
    对在装订线以外有字迹或破损的文件材料，以及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等，要进行加边、修补和裱糊；对较大的表格，要适当地折叠。
    1、编写页号、件号
    根据实际需要，卷内文件应编页号或件号。成卷装订的卷内文件编页号，按件装订的卷内文件编件号。成卷装订的卷内文件无论单面或双面只要有字迹，均应一面编写一个页号；页号的位置在每面材料非装订线一侧的上角。卷内文件的件数一般以每份文件单独计算为一件；请示与批复，来文与复文应分别计算件数；正本、定稿、历次修改稿应分别计算件数；正件与附件应按一件计算。
    2、填写卷内文件目录
    卷内文件目录置于卷内文件之前，必须用计算机打印。
    （1）顺序号：以卷内文件排列先后顺序填写。
    （2）文 号：文件制发机关的发文字号。
    （3）责任者：形成该文件的单位或对文件负有责任的署名者。
    （4）题 名：即文件标题，一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“［］”号。
    （5）日 期：文件的形成时间，例：2004.10.10。
    （6）页 号：填写卷内每份文件的首页号，最后一份文件填写起止页号。
    （7）备 注：对卷内文件变化作必要说明。
    （七）拟写案卷题名
    案卷题名即案卷标题，由立卷人自拟。案卷题名应简明确切，结构完整，体式一致，一般不超过50个汉字。其常用结构：作者－时间－问题（内容）－名称（文种）。作者一般指卷内文件主要责任者，要写出全称或通用简称，不得简称为“本校”、“上级”等。名称（文种）应按重要程度顺序标注几种主要文件文种。除会议文件外，不得用“×××文件材料”；除一般函件外，不得用“×××来往文书”。
    （八）案卷装订
案卷装订前要去掉卷内文件上的金属物，订口和地脚与卷皮平齐，采用三孔一线法装订。
    （九）填写案卷封面
    1、全宗名称：填写“武汉大学东湖分校”。
    2、类目名称：类目名称指全宗内分类方案的第一类目名称。在一个全宗内应按统一的方案分类，并应保持分类体系的稳定性。
    3、案卷题名：案卷题名书写或打印时，应注意居中、对称。
    4、卷内文件起止日期：卷内文件形成的最早至最晚日期。
    5、保管期限：依据保管期限表，确定案卷的保管期限。
    6、件、页数：按照案卷内实际件、页数填写。
    7、密级：按卷内文件材料最高密级填写。
    （十）填写卷内备考表
    卷内备考表位于卷内文件之后，由本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间组成。卷内备考表，必须用碳素墨水填写。
    1、本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。若无说明，也应将立卷人、检查人姓名和时间写上。案卷立好以后发生或发现的问题，由有关的档案管理人员填写并签名、标注时间。
    2、立卷人：由组成本卷的责任者签名。
    3、检查人：由立卷单位负责人对案卷质量进行检查后签名。
    4、立卷时间：填写完成立卷日期。
    （十一）编制档号
    各单位立卷人将整理完毕的案卷交本单位专、兼职档案员，由档案员统一编制档号。
    （十二）编制案卷目录
    装订好的案卷，经过分类排列和编号以后，按照排好的顺序，登入案卷目录。填写时按照案卷封面上的内容和已固定的案卷顺序，逐卷进行登记。案卷目录一式两份，其中一份报送学校办公室。
    （十三）案卷进盒
    案卷整理完毕，按档号顺序装盒。
    （十四）编写立卷说明
    立卷说明是立卷部门在每年立卷归档工作结束后，对当年的机构主要职能活动、立卷归档情况和文件材料的大体内容所作的简介。通常由立卷单位基本情况和立卷归档情况两部分组成。立卷说明一式两份，其中一份报送学校办公室。

『来源：校办』『阅读：』『日期：2007-10-19』